Le DPSM a procédé à la réintégration d’une partie de ses fonds d’archives dans ses nouveaux magasins rééquipés en rayonnages mobiles (compactus)/fixes.
En prévision de la réduction des surfaces de conservation d’archives liées aux travaux de réhabilitation du bâtiment de son site de Billy-Montigny qu’elle occupe depuis 2006, l’UTAM Nord avait lancé en 2019 une consultation pour le rééquipement en mobilier d’archivage d’une partie de ses locaux d’archives.
L’aménagement portait sur un système de rangement combinant rayonnages mobiles se déplaçant sur rails et rayonnages fixes dans quatre salles du rez-de-chaussée, qui avaient été préalablement vidées de leurs archives en 2018, et qui ont subi une réhabilitation complète.
A l’issue de cette consultation, une commande d’un montant de 39 106, 32 € TTC a été passée auprès de la société Bruynzeel storage systems, leader dans le développement de systèmes de rangement, de stockage et d’archivage, pour l’étude d’optimisation du projet (prises de cotes, réalisation du plan d’exécution), la fabrication, la fourniture et la pose de rayonnages mobiles de type compactus à entraînement manuel et de rayonnages fixes. Le dimensionnement des couloirs a été pris en compte pour la fabrication des châssis mobiles afin de permettre un acheminement aisé dans les salles concernées.
Suite à la remise du plan d’exécution par la société, l’élaboration d’un programme de réintégration s’est avérée nécessaire pour définir l’ordre de priorité des fonds d’archives à réintégrer le moment venu dans les futurs magasins de conservation (fonds laissés en place et fonds mis en garde-meubles).
La livraison du matériel a débuté le 12 décembre 2019 et la réception du chantier s’est faite le 15 janvier 2020. La capacité d’accueil totale des quatre magasins du rez-de-chaussée après équipement est de 1455,39 ml.
Sous le contrôle de l’archiviste de l’UTAM, la prise en charge du déplacement physique des fonds et leur réintégration dans les quatre magasins rééquipés suivant l’ordre de priorité préalablement définie, a été assurée par les équipes de déménagement. Cette opération s’est déroulée en 2 phases :
- première phase (du 20 au 28 janvier 2020) ; retour des archives stockées en garde-meubles ;
- deuxième phase (du 29 au 31 janvier 2020) : déménagement au moyen d’un monte meubles, des archives restantes du 1er étage du bâtiment de l’UTAM pour réintégration dans les magasins d’archives du rez-de-chaussée.
Le système de rangement rayonnages mobiles/fixes qui équipe désormais une partie des locaux d’archives de l’UTAM Nord a permis d’améliorer sensiblement les conditions matérielles de rangement en rassemblant sur un seul niveau du bâtiment (rez-de-chaussée) les fonds de l’ancien exploitant minier Charbonnages de France (hors plans de mine et planex) et du BRGM DPSM, précédemment répartis sur deux niveaux (rez-de-chaussée et 1er étage), garantissant une économie d’espace et de sécurisation contre les risques de perte, et de dégradation.